Innovasjon og prosjektledelse

Vi lever i en verden som krever både innovasjon og god prosjektledelse. Er det mulig å mikse de to, og hvordan kan det gjøres?

Prosjekter og programmer må som kjent styres godt, slik at vi kan levere med kontroll på tid, kostnad og kvalitet.
Samtidig er innovasjon ekstremt viktig i dagens verden som i stor grad preges av usikkerhet. Så hvordan kan en prosjektleder skape kreativitet i et prosjektmiljø, som kan føre til innovative løsninger samtidig som vi har kontroll?

La oss se på noen elementer:

1. Kreativitet versus innovasjon

Først og fremst er det greit å være oppmerksom på forskjellen mellom kreativitet og innovasjon. Med kreativitet snakker vi om personer som kommer med ideer. Når det gjelder innovasjon finnes det mange ulike definisjoner, her er en av dem: 

Å omforme en ide til en løsning som gir verdi fra kundens perspektiv. -Nick Skillicorn

Kreativitet brukes altså til å komme med ideer, og innovasjon brukes deretter til å flytte ideene fra visjon til løsninger som skaper verdi for kundene.

2. Skap rom for fleksibilitet!

Før prosjektet starter, og alt av gevinster som skal realiseres er nøye gjennomtenkt, så er vi gjerne sikre på at designet for prosjektet vil skape suksess - og at vi har valgt riktig prosjektmetode. 

Et viktig spørsmål med tanke på kreativitet og innovasjon er om oppsettet vil være for rigid. Bør vi endre til en metode som gir mer fleksibilitet og rom for innovasjon – og som sikrer at det er mulig å være kreativ gjennom hele prosessen? 

Her er det mange muligheter, og flere og flere benytter seg av smidige (agile) metoder som er raske og fleksible. For eksempel Scrum, Kanban, Devops eller Design Thinking. Litt av det både Design Thinking, Lean Startup og inkrementell innovasjon generelt tar høyde for, er at man aldri er sikker på at løsninger vil få de gevinstene man tror. Jo kortere løp det er mellom den innovative fasen og utprøving i markedet, jo mindre er risikoen for at man bruker tid på noe som viser seg å være feil.

3. Metoder

Å tenke over forskjellen mellom lineær (tradisjonell) innovasjon kontra inkrementell innovasjon (som Lean Startup eller prinsippet «Fail early, fail cheaply» fra Design Thinking) er altså vesentlig. Det er for eksempel flere utfordringer med tradisjonell fossefallsmetodikk som har en konseptfase først. Metodikken i slike tradisjonelle prosjektmetoder er gjerne stiv, selv om det tilsynelatende skal være fleksibilitet. En av utfordringene her er at konseptet ofte låses tidlig i prosjektet, noe som gjør inkrementell læring og innovasjon vanskelig. Man har sjeldent kontroll på alt i begynnelsen. Vi skal gjennom ulike stadier, og vi skal helst ikke vike fra rammene. Endringer underveis i prosjektet kan som kjent bli dyrt. En annen utfordring er at man blir så fokuserte på de tekniske aspektene når prosjektet begynner, at man ikke finner tid til å være kreativ. 

Utfordringene med lineære innovasjons- og utviklingsmetoder er at de bare fungerer så lenge utviklingstiden/time to market er kortere enn endringstakten i omverden. Innen tungt regulerte bransjer er det ofte en utfordring at det tar så lang tid å få godkjent en ny løsning, at den har mistet deler av sin relevans når den er på plass. Dette hindrer innovasjon.

4. Sørg for å holde god balanse

Vi kan ikke kvitte oss med struktur, rammer og prosesser – men kanskje er det mulig å skape et kreativt spillerom innenfor alle planer.

Naturlige spørsmål er hvordan prosjektlederen kan skape mer kreativitet i et prosjektmiljø, og hvordan vi kan ta dette videre til innovasjon. Kanskje handler det om å få de kreative menneskene og de strukturerte folkene til å jobbe sammen – vi er avhengige av begge grupper. Kanskje handler det om å fokusere på fasene i prosjektet? Tanken i et inkrementelt prosjekt er iterasjoner over build-measure-learn, i stedet for at man først har en innovativ fase og deretter går over i den strukturerte fasen. Hensikten er å viske ut skillet mellom disse fasene, slik at man hele tiden kan fange opp og nyttiggjøre seg ny kunnskap og læring fra prosjekter.

Innovative prosjekter handler om å klare å kombinere trygghet, kontroll og struktur, og usikkerhet og nyskaping i prosjekter, slik at det er mulig å balansere dette på en god måte innenfor de rammene man har. Å lykkes med dette handler både om innsikt tidlig i prosjektet, men også om å finne en balanse mellom kreativitet og struktur under selve gjennomføringen.

5. Skap en kultur for innovasjon

I en forretningsverden med hurtigere endringer enn noen gang, må vi bli komfortable med å balansere graden av kontroll og endringstakt, samtidig som vi bevarer evnen til å tenke nytt. Vi må kunne styre innenfor begrensningene som eksisterer. Det er her bruken av innovasjon i prosjektene våre blir viktig.

Å ha kunnskap om kreative prosesser og innovasjon er også vesentlig, for det kan være krevende å bygge opp en kultur som ikke ignorerer eller banker ned ideer.

Hvis det bobler over av gode ideer i et prosjekt der og da, så kan det være hensiktsmessig å skape en prosess for å plukke opp slike ideer i andre fora hvor de eventuelt kan bearbeides videre – og kanskje lanseres som egne prosjekt.

6. Sikre tilgang på riktig kompetanse

Å bygge en bedriftskultur som fremmer innovasjon kan ta tid. Kulturen handler delvis om holdninger og prioriteringer, og delvis om å ha de riktige folkene med kompetanse innen ulike områder som prosjektstruktur, kreativ idémyldring og selve fagområdene der bedriften skal levere innovasjon.

Dersom man er svak innenfor ett eller flere av disse områdene, kan og bør kompetanse hentes inn. Det kan gjøres gjennom leie av konsulenter, gjennom samarbeid med andre aktører eller å danne team på tvers av ulike avdelinger i organisasjonen. Dette er beslutninger som må tas av ledelsen, og helst før innovasjonsprosjektene har kommet langt.

Karabin har kontorer i Oslo, Bergen, Trondheim og Stavanger. Karabin er Norges fremste miljø for gevinstrealisering målt ved dokumenterte forbedringer. Trenger du å sparre om dette tema, ta gjerne en uforpliktende prat med oss.
 

Spør oss

Spør oss

Robert Lohne

Leder Innovasjon og forbedring