Mellomledere har en viktig rolle i lærende organisasjoner. Illustrasjon: mann og kvinne ser på laptop

En lærende organisasjon

Usikre tider og endrede rammebetingelser gjør at mange virksomheter vil få stort utbytte av å endre fra å være en tradisjonell organisasjon til å bli en lærende organisasjon.

Publisert 18/05/2020

Skrevet av Kjetil Bang-Olsen, ledende konsulent ved Karabin i Stavanger


De siste par tiår har gitt nordmenn stor velstand til tross for omskiftelige tider, både her hjemme og ellers i verden. Eksempler er “Dot.com” boblen på begynnelsen av 2000 tallet, Finanskrisen i 2008 og Oljekrisen i 2014. I forbindelse med COVID-19 er krisen større enn noen gang. I tillegg til dette opplever de fleste virksomheter at krav og etterspørsel endrer seg hele tiden i takt med nye teknologiske muligheter og ønsker fra forbrukere. Virksomheter som ikke er tilpasningsdyktige går en ublid skjebne i møte. 

Kulturendring

Hvordan kan organisasjoner tilpasse seg at det kommer kriser og endrede rammebetingelser kontinuerlig? Svaret på dette er å bli en lærende organisasjon. Dette er en organisasjon som over tid har flyttet fokus fra å gjennomføre oppgaver effektivt til i stedet å lære effektivt. Dette krever ofte en kulturendring, og dette må organiseres fra toppledelsen. Lean entusiasten Bjarne Berg Wiig beskriver karakteristika ved en lærende organisasjon, se tabellen under.
 

 Tradisjonell Organisasjon 

 Lærende Organisasjon 

 Ledere har alt ansvar 

 Ledere etablerer retning og rammeverk 

 Prosessene er definerte og standardiserte 

 Prosesser er startpunktet for forbedring 

 Endringer blir definert som prosjekter 

 Endringer er prosessforbedringer 

 Feedback fra ledere går en vei 

 Feedback går begge veier 

 Input fra ansatte er ikke viktig 

 Input fra ansatte er avgjørende 

 Frykt er normalt 

 Prøving og feiling er normalen 

 Kortsiktige resultater 

 Langsiktig verdi for organisasjonen 

 

Videre definerer Bjarne 6 forutsetninger for en lærende organisasjon

  1. Innse at hele virksomheten fungerer som et system. Dette betyr å anerkjenne at alle deler i et system fungerer i et samspill med hverandre. 
  1. Meningen med det organisasjonen gjør eller lager må være til reell nytte for andre, og ikke bare være relatert til det å tjene penger.     
  1. Etablere et trygt læringsmiljø for de ansatte fordi det å utvikle bedre produkter eller en tjenester betyr å systematisk prøve og feile.  
  1. Finne den beste metoden for å skape det mest mulig optimale sluttresultatet basert på den kunnskap som allerede er i organisasjonen. 
  1. Gi rom for selvutvikling både på det personlige plan, samt for hele teamet.   
  1. Dele læring i hele organisasjonen. 

Prøve og feile

Meningen med en lærende organisasjon er å kunne tilpasse seg nye krav og endringer kontinuerlig ved at en først definer de kritiske prosessene for det vi lager av tjenester eller produkter. Videre gjelder det å standardisere, for så å forbedre prosessen/metoden så mye som mulig - fra kundens ståsted. Fra et markedssynspunkt ønsker vi å forbedre opplevelsen eller nytten kunden får av våre produkter eller tjenester, hele tiden uttrykt i brøken ytelse/pris. Dersom ytelsen øker og prisen reduseres (eller holdes konstant) over tid er det sannsynlig at vi har fått kundens oppmerksomhet - og til og med lojalitet.  Dette betyr at vi må måle effekt av de forbedringstiltak vi gjennomfører i prosessen for å se at det har tiltenkt effekt på denne brøken. 

Det er her læringen ligger, vi må prøve og feile systematisk for å lykkes. Det ligger mange muligheter for forbedringer skjult i måten vi samarbeider på i team og mellom team, men det er ikke mulig for ledere å avdekke dette. Derfor er det viktig at alle i organisasjonen deltar i idedugnaden.

Innebygget sløsing

Det gode med å jobbe med prosesser er at vi gir alle våre ansatte mulighet til å bidra til bedre ytelse og lavere pris når vi har standardisert prosessene. Alt arbeid i en rekkefølge må utføres med minst mulig tap, feil og om-igjen arbeid slik at neste trinn i prosessen får det som er spesifisert til rett tid, i riktig mengde og til riktig spesifikasjon. Undersøkelser viser at de fleste prosesser har 25 til 40 prosent sløsing innebygget. 

Når vi organiserer oppgaver slik at alle får tid, anledning og opplæring til å bli med på å lære systematisk, det vil si erfare selv hvilke tiltak som gir effekt og som ikke gir effekt - så kan hele organisasjonen endre seg i takt med kundebehov til lavest mulig kostnad.

Lærende organisasjoner tilrettelegger og klarer å hente verdi ut av krevende og kreative medarbeidere.  Det er en interessant arena for ledere med ønske om utvikling. Vi i Karabin ser at starten på å utvikle en lærende organisasjon ofte begynner med å utvikle forståelse og kompetanse hos mellomledere. 

Ta kontakt med Karabin om du ønsker å vite mer om lærende organisasjoner.  

Kjetil Bang-Olsen 
Ledende konsulent ved Karabin i Stavanger
Tlf: 90693554
Mail: kjetil.bang-olsen@karabin.no

Kontakt oss