Digitalisering; kommune; gevinst; gevinstrealisering; helse; Digitalisere

Tips for å tjene på digitalisering i kommunal sektor

Digitalisering av prosesser og bedre rutiner sparer store beløp og kan gi de ansatte mindre stressende arbeidsdager. Her er våre gode råd til deg som skal i gang med digitaliseringsprosjekt.

Publisert 20/12/2018

Skrevet av: Geir M. H. Grannes, ledende konsulent


Når tannlegen eller helsestasjonen erstatter timekortet av papir med en sms-innkalling, er det en digitalisering som både reduserer kostnadene, fjerner manuelle arbeidsoppgaver og bedrer oppmøteprosenten.

Dessverre er ikke alle digitaliseringsprosjekter like enkle å måle gevinstene av. I Kommunesektorens arbeidsgivermonitor fra 2017 svarte nærmere to av tre kommuner og fylkeskommuner at de opplever det som utfordrende å realisere gevinster av digitalisering (1). Flertallet synes altså dette arbeidet er vanskelig.


Enighet før tiltak

Vi i Karabin bistår et stort antall kommuner og offentlige organisasjoner med forbedringer. Vi ser at kundene ofte har de samme utfordringene, og at noen klare grep kan gjøre digitaliseringsprosessene mer effektive.

Jeg vil trekke frem tre viktige grep som forhåpentligvis kan bidra til å gjøre gevinstrealisering noe lettere:

  1. Skap en felles forståelse for hva «gevinst» er for din organisasjon

  2. Sikre at alle i organisasjonen forstår utgangspunktet og behovet for gevinst

  3. Følg opp gevinstrealiseringen som en del av arbeidsdagen

Først når man er tydelig og er enig om hva som skal oppnås og hva som er utgangspunktet for tiltakene, blir det mulig å måle gevinsten av forbedringene.

La oss gå litt nærmere inn på hvert av disse tre punktene.
 

1. Definer gevinst!

Gevinster defineres som verdier, eller positive effekter, som oppnås ved å implementere nye løsninger i drift. Grovt sett kan vi dele opp i tre typer gevinster:

  • Unngåtte kostnader
  • Spart tid
  • Økt kvalitet

For en kommune kan definisjonen by på flere utfordringer, også utfordringer som private selskaper ikke opplever:

  • Unngåtte kostnader blir aldri synlige på de kommunale budsjettene.
  • Spart tid blir brukt opp av nye oppgaver.
  • Økt kvalitet viser sjelden igjen, fordi kvalitetsbegrepet er gjort subjektivt. Her ser vi også en utfordring, fordi folk har veldig ulik forståelse av hva en gevinst er.
Mitt konkrete råd er at vi må bruke tid og tilpasse gevinstbudskapet til omgivelsene. Men viktigst av alt er at budskapet holdes enkelt.

2. Forstå utgangspunktet og målet

For å oppnå varige gevinster er det viktig at organisasjonen din forstår behovet for endring. Gevinstbegrepet blir uklart hvis vi ikke har en beskrivelse av nåsituasjonen som er målbar. Målene må knyttes opp til de ansatte arbeidshverdag, slik at alle forstår sitt bidrag til måloppnåelse.

Tradisjonelle gevinstrealiseringsplaner settes opp med noen få målepunkt, ofte langt frem i tid. Hva om dere heller setter opp hyppige målepunkt på indikatorer som dere tror bidrar til å nå målet? Sørg også for at måleindikatorene er en del av arbeidshverdagen, ikke «på toppen» eller «på siden» av alt det andre vi gjør – ellers forsvinner engasjementet raskt.

Lag tydelige gevinstbudskap til dem som deltar i prosessen.

Et gevinstbudskap til hjemmesykepleier kan være: «Hvis brukeren er hjemme i ti av ti tilfeller, så vil vi kunne utføre to flere besøk hver uke».
Et gevinstbudskap til en avdelingsleder for hjemmesykepleien kan være: «Når vi har økt tjenestetid med 10%, så vil vi ikke ha behov for å øke bemanningen med et helt årsverk»


3. Realiser gevinst

Beskriv hvordan gevinsten skal tas ut, eller brukes – og bruk beskrivelsen i oppfølgingsarbeidet.

Gevinstrealisering handler om aktiviteter som gjennomføres for å oppnå gevinster. Dette innebærer å planlegge og organisere med tanke på å hente ut gevinster av et tiltak, og å følge opp disse gevinstene slik at de faktisk blir realisert (1). Her er det for mange som slipper unna.

Nøkkelen til suksess er todelt. Den første delen handler om et godt grunnlag gjennom analysen, mens den andre delen handler om tydelig definert ansvar, tidsbruk og konsekvens.

  • Vi må vite hvem som skal måle gevinst.
  • Vi må innse at de må sette av tid til gevinstmåling.
  • Vi bør markere suksess, men også lære og justere hvis vi ikke oppnår det vi planla.
Dediker ressurser til gevinstrealisering og la det komme tydelig frem i organisasjonen hvem som har ansvar for oppfølging.

Det er motiverende å dokumentere realiserte gevinster

Digitalisering kan være et effektivt tiltak for å spare tid, redusere kostnader og bedre kvaliteten i arbeidet. Men digitaliseringsprosjekt innebærer ikke bare bruk av ny teknologi, de endrer også rutiner og hvordan arbeidsoppgaver utføres. Derfor er det så viktig at gjennomføringen av digitaliseringsprosjekter tar hensyn til menneskene som skal utføre arbeidet også i ettertid.

Tydelighet i forkant, klar analyse, god kommunikasjon og måling øker sannsynligheten for å hente ut gode gevinster fra digitaliseringsprosjekt i det offentlige.

Gevinstene som realiseres i slike prosjekter kan være betydelige. Når vi i Karabin bistår kundene med gevinstrealisering, så skrives et eget dokument hvor kunden bekrefter gevinster som er realisert. Vi har et internt mål om å spare kundene for minst 1 milliard kroner hvert år. For 2018 har kundene våre spart mer enn to milliarder kroner gjennom forbedringstiltak. Dette inkluderer bedrifter i oljeindustrien og kraftbransjen, men også offentlige organisasjoner og kommuner.

Gevinstrealisering kan altså dokumenteres. Det er ikke bare nyttig for ledelsen, men også for alle andre i organisasjonen. Gode, dokumenterte prosesser letter arbeidet for alle involverte.

Vil du vite mer om hvordan vi bistår kommuner og andre organisasjoner i digitaliseringsprosjekter? Kontakt oss gjerne!

Tilbake til Aktuelt

Kontakt oss