Slik lykkes du med nytt ERP-system!

Innføring av et nytt ERP-system som SAP, Oracle, Microsoft Dynamics 365, IFS er noe av det viktigste og vanskeligste i komplekse organisasjoner. Her får du gode råd fra erfarne konsulenter.

I artikkelen finner du to av våre ERP-eksperter: Espen Magnus (seniorkonsulent), Eirik Fjeldstad (ledende konsulent).


- Enterprise resource planning (ERP) er programvare som styrer alle delene av et selskap, og er et lim som får all prosesser og ulike funksjoner i konsernet til å snakke sammen. At selskapet er godt forberedt og ansatte får en god opplæring, er derfor særdeles viktig for en vellykket implementering, sier Eirik Fjeldstad i Karabin.

Eirik Fjeldstad har arbeidet med forretningsutvikling i over 20 år for bedrifter i en rekke bransjer. Vi har tatt en prat med ham og kollegaen Espen Magnus om hva som skal til for å lykkes.

Mange utfordringer

- ERP-prosjekter er både store og komplekse. Fordi det er mange involverte personer, fagområder, organisatoriske enheter og leverandører av ulike tjenester, er det stor sjanse for å miste kontrollen om ikke ansvaret er tydelig definert. Det er ikke en løsning der du bare kan ta i bruk deler av det – poenget er å ta ut synergier fra flere områder samtidig, sier Eirik Fjeldstad.

Innføring av et nytt ERP-system tar tid. For konsern er det ikke uvanlig med prosesser over to år.

- Det er nok mange som ønsker en vellykket implementering, men så feiler det på mottagersiden; involvering av brukere, prosesseiere, alle tjenesteområder, ulike fageiere, og så videre. Det som ser ut som et stort teknisk prosjekt er i realiteten et endringsprosjekt. Derfor må det også behandles som et endringsprosjekt, sier Espen Magnus.

En endringsreise

Karabin består av ulike fagpersoner som er eksperter på å få prosjekter til å lykkes og gi varige gevinster. Når Fjeldstad, Magnus og kollegene blir hentet inn i ERP-prosjekter, er det som regel andre konsulenter som står for programmeringen og de tekniske løsningene.

- Vi bruker mesteparten av tiden til koordinering av aktiviteter på endringsreisen som kunden organisasjon skal gjennom. Det er et hovedprosjekt som handler om forberedelse, tilpasning og innføring, men også mottaksprosjekter i hvert forretningsområde eller datterselskap, sier Fjeldstad.

Nedenfor er noen generelle råd Eirik Fjeldstad og Espen Magnus mener er viktige ved innføring av nytt ERP-prosjekt:

1: Ledelsen må involveres fra start

- ERP-systemet er virksomhetskritisk. Teknologien skal støtte oppunder forretningsstrategien. Derfor må ledelsen være med helt fra starten når de viktige valgene skal tas. Organisasjonen må få en begrunnelse for hvorfor det nye ERP-systemet innføres, hva som er målene og hvordan gevinstene skal tas ut.


2: Analyse FØR valg av løsning

- Det er mange gode systemer for ERP. Men valg av system – eller bytte fra eksisterende løsning - har konsekvenser for drift og økonomi i årevis. Derfor er det så viktig å gjennomføre analyse i forkant før du velger teknologisk løsning, og før du setter i gang med implementeringen, sier Fjeldstad.

Analysen bør inneholde vurderinger av sannsynlige konsekvenser juridisk, finansielt og organisatorisk. Prosesskartlegging, interessentanalyse, GAP-analyse og analyse av behovet for opplæring er elementer i en grundig foranalyse.

- Det handler altså ikke bare om systemvalg, men om hvordan prosessene fungerer i selskapet. Når man har blitt enige om hvordan prosessene er i dag og hvordan de skal være i fremtiden, først da kan man snakke om valg av system som skal støtte arbeidsprosessene.

3: Tydelig rollefordeling og ansvar i team

I store omstillingsprosjekter er det ekstremt viktig å hele tiden ha oversikt og kontroll. En tydelig rollefordeling og autonome team med tydelig mandat er ofte mangelvare, sier Espen Magnus.

De aller fleste organisasjoner har behov for å benytte ekstern kompetanse når ERP-system skal innføres eller byttes.

- Vi ser at det ofte er flere ulike konsulenthus som bidrar på samme prosjekt. Dette er bra, da noen har sin ekspertise innen programmering og IT-teknisk, andre mer på det organisatoriske. For oppdragsgiver er det viktigste å sørge for at alle kritiske funksjoner er dekket, og at samarbeidet mellom de ulike aktørene er systematisk og godt. Rollefordeling og styring internt hos oppdragsgiver må også være tydelig.

4. Husk at innføringen er et endringsprosjekt

Det er lett å tenke på innføring av bedre teknologi som et rent teknologiprosjekt. Men når det gjelder ERP så er det virksomhetskritisk løsning, og prosessene som innføres eller endres har jo som mål å gjøre arbeidsdagen mer effektiv, bedre og mer lønnsom. Det involverer mennesker i hele organisasjonen.

Sannsynligheten for suksess med disse endringene bestemmes av hvordan arbeidsrutinene blir, og hvor godt disse følges som tiltenkt.

- Vår erfaring er helt klart at arbeidet med det nye ERP-systemet må behandles som et endringsprosjekt der man er systematisk, har en prosjekt- og gevinstplan som beskriver hvem som er involvert og ansvarlig for hvert tiltak.

5. Internkommunikasjon må planlegges

- Det behøves altså ikke bare en plan for innføring av løsningen, men også en plan for kommunikasjon mellom alt fra brukere til superbrukere, fagpersoner og ledere. Så når vi skal bidra til at innføringen går på skinner i hele organisasjonen jobber vi både ovenfra og nedenfra samtidig, forteller Fjeldstad.

Internkommunikasjonen handler ikke bare om å fortelle hva som skjer, men også om å hente inn innspill fra dem som blir berørt.

- Hver bransje og hver organisasjon har sine spesielle behov. Selv om gode IT-systemer benyttes på tvers av bransjer, bør det være tilpasninger til det konkrete selskapet eller den offentlige virksomheten som skal bruke systemet. Når vi setter sammen team i ERP-prosjekter så har vi alltid med noen som har bransjekunnskap i tillegg til kunnskaper og erfaring om endringsledelse og gevinstrealisering. Du må ha en bred profil for å dekke alle disse administrative områdene i en virksomhet.

6. Sett av nok tid

- ERP-prosjekter tar ofte tid fordi det omfatter hele selskapet. Å ta i bruk løsningen for hele selskapet samtidig er viktig for å få gevinster på tvers av funksjoner. Det tar tid å modne organisasjonen på endringen, men også å gjennomføre den arbeidsmengden det tar å gjøre dette ordentlig, sier Espen Magnus.

Husk på å beregne god tid også til migrasjon, testing, opplæring og oppfølging.

7. Sett av stort nok budsjett og kapasitet

Selv godt planlagte prosjekt har et element av usikkerhet. Derfor bør det være budsjett nok til å kunne håndtere uventede endringer, og til å hente inn ekstra kompetanse og kapasitet om dette skulle være nødvendig.

8. Ha fokus på gevinstrealisering

Karabins hovedvirksomhet er gevinstrealisering – altså gjennomføring av endringer i måter å jobbe på som gir bedre økonomi eller andre fordeler. De siste årene har Karabins kunder dokumentert besparelser for mer enn 6 milliarder kroner.

Espen Magnus og Eirik Fjeldstad mener at planlagt gevinstrealisering kanskje er det viktigste for å lykkes med innføring av nytt ERP-system.

- Vi anbefaler helt klart at ønsket gevinst av det nye systemet både beskrives og beregnes før oppstart. Omfattende arbeid på tvers av organisasjonen er krevende, og bør bare gjennomføres om du er sikker på at dere tjener på prosjektet, altså at innføringen skaper verdier, sier Espen Magnus.

- Ved å ha tydelige og tallfestede mål er det også enklere å registrere avvik i utviklingen og dermed kunne korrigere tidlig. Dette finnes det gode modeller og rutiner for, og beste praksis kan overføres fra tidligere suksessprosjekter, avslutter Eirik Fjeldstad.

Spør oss

Spør oss

Espen S. Magnus

Seniorkonsulent