Slik lykkes du med effektiv oppgavestyring gjennom digital samhandling

Digital samhandling er i søkelyset hos svært mange bedrifter etter at Norge nærmest ble snudd på hodet over natten. Et digitalt verktøy og digital kompetanse på enkelte funksjoner er likevel ikke nok til å lykkes med digitalt samarbeid.

Det handler nemlig ikke bare om å ha videomøter eller å dele dokumenter – men også om hvordan samarbeidet kan organiseres på en slik måte at man får en effektiv drift. I denne artikkelen forteller vi hva som er den viktigste nøkkelfaktoren for å lykkes med god oppgavestyring med forbedringsfokus – gjennom enkelte viktige funksjoner som finnes i digitale verktøy for samhandling – tavlestyring i Planner. Dette har Karabin gjort i mange år, med dokumenterte gevinster.

Digitalt utstyr og kompetanse er en forutsetning

Utstyr, programvare og tilganger må være ivaretatt - og ansatte må ha rett kompetanse og tilganger til å bruke det. I tillegg må det være et felles system for samhandling og oppgavestyring, også utenom driftsoppgaver. I denne artikkelen bruker vi Microsoft Teams sitt verktøy, «Planner», som oppgavestyringsverktøy. Det finnes flere slike verktøy – «Trello, etc» som kan benyttes med de samme prinsippene som beskrevet under.

Veldig kort – hva er Planner?

Planner er et verktøy til bruk for organisert gruppearbeid. Med Planner kan grupper enkelt opprette nye planer, organisere og tilordne oppgaver, følge med på status og fremdrift, kategorisere og sette tidsfrister på oppgavene.

Overordnet struktur for oppgavestyring

For å sikre fremdrift må arbeidsgruppen først og fremst ha en målsetning og et definert prosjekt- eller driftsoppdrag. Jevnlige samarbeidsfora/statusmøter kan ved bruk av Planner lett foregå digitalt – og man vil ved enkle grep få en rask oversikt over status og fremdrift på tavlen. Frekvens på møter kommer an på omfanget, men ukentlige statusmøter og utvidede månedlige prosjektmøter er et godt utgangspunkt. I de ukentlige statusmøtene styres fremdrift ved å gå gjennom pågående aksjonskort, samt delegering av nye oppgaver. Det trengs tydelige føringer for hvordan oppgaver skal defineres, gjennomføres og følges opp. I de ukentlige statusmøtene fokuserer vi på fremdrift ved å følge opp eksisterende oppgaver, mens ferdigstilte oppgaver klargjøres til godkjenning. I de månedlige møtene er det naturlig å legge vekt på evaluering, forbedring og idéer, samt forslag til nye oppgaver. 

Overordnet struktur for oppgavestyring: Oppgavestyring illustrert som et prosess-hjul. «Under arbeid» og «klart til godkjenning» passer gjerne til ukentlige statusmøter. “Forbedring og idéer” og “forslag til oppgaver” hører mer hjemme til de månedlige møter der en hele tiden har søkelys på helhetlig forbedring. 

Sikre fremdrift i oppgavene

Det må være en tydelig rolle- og ansvarsfordeling til aksjonskortene – uten dette forvitrer oppgavene og møtekvaliteten reduseres betraktelig. Hvert oppgavekort skal inneholde en kort beskrivelse av tiltaket, en sjekkliste for å måle fremdrift samt løpende kommentarer om status (hva er gjort, utfordringer etc.).  
 
Hvert tiltak må ha en:

  • «Ansvarlig ressurs», altså den som blir tildelt oppgaven. Vedkommende har ansvaret for å forstå oppgaven og gjennomføre den iht. sluttdato og kvalitet. Ansvarlig ressurs har også ansvar for å holde oppgavekortet oppdatert og rapportere status på statusmøter.
     
  • «Kvalitetsansvarlig/prosjektleder» har ansvaret for å godkjenne sluttførte aksjonskort. Vedkommende kan tildele oppgaver utenom statusmøter ved behov dersom det blir avtalt med ansvarlig ressurs. Alternativ tittel for denne rollen kan også være «sidemannskontroll». 

Ethvert aksjonskort kan ligge under en av de tre følgende kategoriene i tavlen: 

  • «Forslag til oppgaver» - ganske enkelt legges nye oppgaver og idéer i denne kategorien først. Disse oppgavene kan bli opprettet av alle i arbeidsgruppen. 
     
  • «Under arbeid» - oppgaver det jobber med skal legges til under her. Aksjoner i arbeid skal har en ansvarlig ressurs, som nevnt tidligere. Status gjennomgås under de ukentlige statusmøtene. 
     
  • «Fullført» og-/eller «Klar til evaluering» - ansvarlig ressurs setter oppgaven hit når den er gjennomført. Dette godkjennes/evalueres av gruppeleder. Dersom oppgaven ikke er tilfredsstilt legges den tilbake «i arbeid» med en tilbakemelding på forbedringer eller mangler. 

 
Digital tavlestyring er en metode vi i Karabin bruker både internt og eksternt mot våre kunder. Det har lenge vært et viktig verktøy for oss for å sikre fremdrift. Under dagens situasjon, med begrenset tilstedeværelse, vil det være særdeles viktig. 

Skrevet av Bendik H. Skeide og Mari Kollsgård

Aksjonskort ved bruk av Microsoft Planner: Aksjonskortene er sortert etter fremdrift. På hvert kort er det tydelig definert hvem som er ansvarlig, hva som skal gjøres og frist for når oppgaven skal være fullført. 

Relevante artikler

Daglig oppdatering av koronaviruset

Riskohåndtering – er du forberedt?

Krisetiltak for å redde bedriftenes økonomi

10 000 korona-smittede i Norge?