Slik lager du en god prosjektplan

Prosjektplanens kvalitet kan bety mye for hvor vellykket prosjektet blir. Her er fem lønnsomme tips til deg som skal lede prosjekter.

En prosjektplan forklarer målene og hvordan disse skal nås. Planen beskriver også fremdrift og arbeidsfordeling. Dessuten bør den fortelle hvordan oppnådde gevinster skal måles og dokumenteres.

1. Prosjektplanen skal definere de store linjene før oppstart. Vær konkret!

- MÅL: Hva skal prosjektet oppnå?
- TID: Fremdriftsplan og tid for å nå delmål
- ANSVAR: Hvem har ansvaret for hvilke oppgaver?
- METODIKK: Hvilke metoder skal benyttes?
- MÅLING: Hva skal måles, og hvordan skal det måles?
- BUDSJETT: Hva er budsjettet for selve prosjektgjennomføringen?
- KOMMUNIKASJON: Hvordan skal de ulike deltakerne i prosjektet informere hverandre?
- GEVINSTREALISERING: Hvordan dokumentere effekten av prosjektet?
- RISIKO: Hva er risikofaktorene og hvor store er disse?

2. Bruk tid på å forstå rammene og dagens situasjon

Hvis du skal få til forbedring fra dagens situasjon, bør du vite hvordan situasjonen faktisk er. Det kan bety at du bør gjennomføre målinger, hente frem statistikk og kanskje se på tallmateriale fra konkurrenter og/eller bransjen som helhet.

Prosjektet du har ansvaret for kan være en del av et større prosjekt, eller en del av en mer omfattende endringsstrategi. Sikre deg at du forstår hva ledelsen ønsker å få forbedret med dette konkrete prosjektet du skal delta i.

3. Involver nøkkelpersonell tidlig

God kommunikasjon tidlig reduserer risiko for å starte feil, og bidrar til at de ansatte som skal gjennomføre prosjektet er motivert og involvert. Ofte har de som arbeider i avdelingen til vanlig mange gode forslag til forbedringer, og de kan gi prosjektledelsen viktig informasjon som kanskje ikke er beskrevet tidligere.

Vi i Karabin erfarer at nettopp godt planlagte oppstartsmøter, god involvering og god kommunikasjon tidlig, er en nøkkel til store gevinster i endringsprosjekter. Det bør også være tydelig hvem som skal rapportere, hva som skal rapporteres og hvem det skal rapporteres til. Er det mange leverandører, bør det være rutiner for hvordan disse skal koordineres.

4. Vær bevisst på eksisterende struktur

Noen organisasjoner har tydelige maler for prosjektplaner. Da bør disse brukes til alle prosjekter, eventuelt med mindre justeringer.
Mange organisasjoner har også etablert digitale verktøy og rutiner for internkommunikasjon, og har etablerte rutiner for kommunikasjon med leverandører og kunder. Sørg for at du har kjennskap til hva som er dagens struktur før du eventuelt prøver å innføre en ny.

Er det mangler i dagens struktur og rutiner, så kan du som prosjektleder lage ny struktur som en del av prosjektplanen.

5. Planlegg rutiner for overvåkning og justering

Mange prosjekter utvikler seg dårligere enn planlagt. Da er det viktig å fange opp den negative utviklingen tidlig, slik at gode grep kan gjennomføres underveis. Rutiner for overvåking og rapportering bør inngå som en del av prosjektplanen

Mer informasjon og flere detaljer
Karabin bistår ledere, bedrifter og offentlige organisasjoner med å gjøre prosjektene deres vellykkede og lønnsomme. 

Kontakt oss for et uforpliktende møte eller mer informasjon om hvordan vi kan hjelpe din organisasjon med å realisere gevinster.
 

Spør oss

Spør oss

Jan-Petter Abelsen

Partner og leder for salg