Læring fra korona-krisen

Her er 20 erfaringer fra uker med hjemmekontor og plutselig krise blant bedrifter over hele landet.

Krav om hjemmekontor til de fleste ansatte, hjemmeskole for alle barn og brå endring i omsetningen, har påvirket oss alle. Her er 20 av våre observasjoner fra koronakrisen:

1. Kriseplaner bør utarbeides i god tid før krisen oppstår

Ideelt sett bør kriseplanen være som en branninstruks: Når uventede hendelser skjer, så gir kriseplanen retningslinjer for hva ledelsen og ansatte skal gjøre for å håndtere hendelsen så godt som mulig. Den kan ligge «øverst i skuffen» og hentes frem umiddelbart ved behov.

2. Kriseplaner bør inneholde tiltak for å unngå spredning av sykdom internt i bedriften

Dette er spesielt viktig der ansatte jobber fysisk og kontakt er vanskelig å unngå. Eksempler kan være at to avdelinger med samme arbeidsoppgaver ikke skal møtes fysisk, eller at en avdeling blir delt i to enheter uten fysisk kontakt.

3. Tilgang til ekstra likviditet kan være avgjørende for overlevelse

Mange lønnsomme bedrifter har nå opplevd plutselig stopp eller stort fall i omsetningen, eller at kundene har sterkt redusert betalingsevne. Selv bedrifter som går godt, og som kommer til å gå godt, kan gå overende når likviditeten stopper opp. Derfor kan det være klokt å kontinuerlig ha tilgang til økt likviditet, også for bedrifter som aldri har behov for kassakreditt.

4. Digitale verktøy kan være effektive og spare kostnader

Det har aldri vært flere gode verktøy tilgjengelig for å kunne jobbe via hjemmekontor og å unngå reiser. Eksempler er samarbeidsplattformer som Microsoft Teams og videokonferanseløsninger som Zoom og Whereby.

Vi har fått tilbakemeldinger fra kunder som forteller at kommunikasjonen internt i enkelte team har blitt bedre rett og slett fordi man blir mer bevisst på at alle i teamet må ha all prosjektinfo tilsendt når alle er på hjemmekontor. Samtidig har de spart til dels store reisekostnader.

5. Hjemmekontor og digitale løsninger bør forberedes i forkant

Det er ikke vanskelig å få tak i gode digitale løsninger. Utfordringen er gjerne å velge hva som er best, billigst og mest effektivt for din organisasjon. Opplæring kan også være en utfordring. I enkelte bransjer, for bedrifter i helsesektoren og for børsnoterte selskaper vil informasjonssikkerhet være svært viktig.

Vårt råd er å velge og forberede løsninger som er brukervennlige og har instruksjonsfilmer, og som har vist over tid at de er robuste og trygge. Man trenger kanskje ikke inngå avtaler i forkant, men ha en plan for hvilke leverandører man vil kontakte og gjerne hvilke løsninger man vil benytte. De seneste ukene har svært mange måtte bruke digitale løsninger, slik at mye av opplæringen allerede er gjort for en stund fremover.

6. Folk er fleksible og forståelsesfulle i krisesituasjoner

Ansatte, kunder, arbeidsgivere og samarbeidspartnere anstrenger seg for å være fleksible når store kriser skjer. De har forståelse for at det kan være krevende med hjemmekontor når alle skoler er stengt og du ikke har tilgang til kolleger og vanlige verktøy.

Til og med bankene og myndighetene er mer fleksible og forståelsesfulle nå i krisetid enn de er i en normalsituasjon.

7. Du må fortsatt levere i krisetider

Selv om det er forståelse for at leveranser er krevende i krisetider, forventes det at du og organisasjonen gjør en betydelig innsats for å levere til kunder og samarbeidspartnere. Det handler både om evne og om vilje.

8. Informasjon styrer omdømmet

I en krisesituasjon er vi opptatt av å håndtere krisen slik at vi kan levere best mulig. Da er det lett å glemme at hvordan vi kommuniserer og hva vi forteller, har stor betydning for tillit og omdømme i ettertid.

Omdømmet handler om profesjonalitet og etikk. Informasjon kan ikke erstatte god oppførsel, men god informasjon kan dempe bekymringer, oppklare misforståelser og hindre at misforståelser oppstår.

9. Opptreden i kriser påvirker driften i etterkant

Leverandører, kunder og samarbeidspartnere husker hvordan du og organisasjonen din behandlet dem i krisesituasjonen. God opptreden når det røyner på fungerer som et lim i relasjonen.

10. Helse og gode relasjoner er viktigst

De økonomiske konsekvensene av korona-tiltakene er store for bedrifter og enkeltpersoner. Likevel er det de menneskelige konsekvensene som er verst. Mange har kjent på frykten for at nær familie, venner og bekjente skal bli syke, og tusenvis har blitt og blir berørt gjennom å miste noen de er glad i.

Når liv og helse står på spill, blir det tydeligere enn noen gang hva som er viktigste prioritet. Omtanke, varme og godhet er de viktigste verdiene vi har. Både som leder og som kollega er det viktig å vise raushet, forståelse og empati i tøffe tider.

11. Scenarioplanlegging bør gjennomføres jevnlig

Ved scenarioplanlegging skisserer ledelsen ulike retninger markedet og bransjen kan endre seg, og ser så ser etter triggere («flagg») som viser hvilket alternativ som slår til. Scenarioplanlegging hjelper deg til å oppdage viktige trender tidlig, og metoden kan gjøre deg bedre forberedt på å håndtere uventede hendelser som kan oppstå i fremtiden. Mer om scenarioplanlegging

12. Digitaliseringen skyter fart

Erfaringene fra denne massive samfunnskrisen vil påvirke næringslivet i lang tid. Mange har nå fått erfaring med digital kommunikasjon og hjemmekontor som de aldri ville fått uten korona-epidemien. Noen har oppdaget at videokonferanse og hjemmekontor er mer effektivt enn de trodde, andre har oppdaget at det ikke kan erstatte alle møter ansikt til ansikt. Vi tror at digitaliseringen i norsk næringsliv vil skyte ytterligere fart, og kanskje spesielt i bransjer som har ligget litt etter.

Det betyr også at dine konkurrenter trolig kommer til å bruke mer tid og ressurser på digitalisering. Et råd er derfor å systematisk følge med på bransjetrender det kommende året, og å forberede seg på å håndtere nye endringer.

13. Risikoviljen og risikoevnen er redusert

I en rekke bransjer vil risikoviljen bli redusert en periode. Fysioterapeuter, nattklubber, butikker og restauranter har oppdaget at risikoen deres er mye høyere enn de trodde. Utgifter til husleie løper uansett, mens risikoen for bortfall av omsetning er mye større enn de har trodd.

Styrken i nedgangen kan ha gitt redusert risikovilje som kan vare langt frem i tid. Dette gjelder både bedrifter og investorer.

14. Noen vaner er blitt endret for alltid

En rekke kundegrupper vil ha endret sine vaner permanent. Det kan være klokt for bedriften å bruke tid på å analysere hva disse endringene vil bety for etterspørselen etter varer og tjenester, for prising og for konkurransebildet. Færre åpne kontorlandskaper, endret reisemønster eller høyere krav til digital sikkerhet er eksempler på mulige endringer.

15. Nye forretningsmuligheter har oppstått

Det er alltid noen som tjener penger, også i nedgangstider. Noen tjenester og produkter kommer til å bli enda mer etterspurt.

Generelt anstrengt likviditet kan føre til oppkjøpsmuligheter og muligheter for å vinne markedsandeler for dem som har midler tilgjengelig, eller klarer å snu seg rundt og tilpasse seg nye virkeligheter. Det har trolig dukket opp flere gode muligheter til samarbeid mellom leverandører.

16. Balanse mellom arbeid og fritid er nødvendig

Når hele familien er hjemme store deler av tiden er det mange spenninger som kan oppstå. Noen har følt at de må jobbe døgnet rundt, andre har ikke klart å være effektive med små barn rundt seg. Noen har tatt på seg jobbstresset til partneren. Samtidig har alle treningssentrene vært stengt.

Mange har fått kjenne på at de ikke har hatt god nok balanse eller gode nok grenser mellom arbeid og fritid. Et råd til HR-avdelingene er at bedriften - og dermed lederne - har et bevisst forhold til når ansatte kan kontaktes utenfor arbeidstid. Fritiden skal gi mer energi, og slik bidra til at arbeidsdagen blir mer effektiv.

17. Vi setter større pris på kolleger og kunder enn vi var klar over

Hjemmekontor har vært en drøm for mange. Men etter ukesvis i isolasjon savner vi kontakt med kolleger og kunder. Arbeidsmøter og kantineprat har en verdi utover det rent faglige.

18. Eksisterende rutiner bør sikres skriftlig

Mange bedrifter har måttet permittere eller si opp nøkkelpersonell. Da er det gjerne mye god kunnskap som forsvinner ut. Kritiske rutiner bør derfor skrives ned, systematiseres og gjøres enkelt tilgjengelig for ledelsen.

19. Gode rutiner kan kjøpes

Hvis du ikke er godt nok forberedt på eksempelvis digitalisering eller krisehåndtering, så kan rutiner og «best practise» kjøpes. Konsulenter med spisskompetanse innen forretningsstrategi, digitale løsninger, krisehåndtering og gevinstrealisering kan spare organisasjonen din for mye tid. Mange med sviktende beredskap har oppdaget at de kan få hurtig hjelp til å bedre rutinene sine eller gjennomføre forbedringsprosjekter.

20. Nødvendige endringer vil bli lettere å gjennomføre

2020 vil være det året med størst forståelse i egen organisasjon for at endringer er nødvendig. Vi er mange som har kjent på usikkerheten knyttet til egen arbeidssituasjon og inntekt, og som derfor vil ha større forståelse enn noen gang for at bedriften eller organisasjonen trenger å tilpasse seg endringene i markedet. 

Vi tror at kostnadsreduksjoner, innføring av nye rutiner, digitalisering og gevinstrealiseringsprosjekter vil møte mindre intern motstand og mer intern entusiasme enn noen gang tidligere. Dyktige ledere vil kunne oppleve stor gjennomføringsevne de kommende månedene.

Ønsker dere å gjennomføre endringer, realisere gevinster eller få tilgang til gode rutiner? Karabin har økonomer og ingeniører med bransjekompetanse og ledererfaring som kan bidra. Kontakt oss for en uforpliktende prat om hvordan våre konsulenter kan bistå.