Hvordan kan ledere gi tilbakemeldinger som øker prestasjoner og gir læring?

Når vi snakker om tilbakemeldinger har vi en tendens til å snakke om metoder og verktøy. Hvilken metode skal jeg bruke når jeg skal gi mine medarbeidere tilbakemelding?

Skal jeg ta det positive først, og så komme med det negative? Hvor direkte skal jeg være, hvor tydelig kan jeg være og bør jeg øve på hvordan jeg starter samtalen? Dette er noen av spørsmålene ledere stiller seg når de skal gi sine medarbeidere tilbakemelding. 

Ett enda viktigere spørsmål å stille seg selv er: «Hvordan skal jeg få mine ansatte til å prestere bedre? Hvordan skal vi få den enkelte ansatte til å trives og vokse, og hvordan skal jeg som leder skape læring gjennom de tilbakemeldingene jeg gir? 

Tilbakemeldinger betyr mye

Det å få tilbakemelding er et nærmest eksistensielt behov for mennesker. ”Jeg kan leve i to måneder på et godt kompliment” sa Mark Twain. Vi har alle et behov for å bli sett, anerkjent og få tilbakemeldinger på at den vi er og det vi gjør betyr noe for noen. Etter at arbeidets betydning har økt i forhold til andre arenaer i livet, betyr tilbakemeldinger på jobben mye – kanskje uten at vi er det helt bevisst.

Shoppe etter bekreftelse

Mange undersøkelser tyder på at negativ tilbakemelding ikke gir læring hos ansatte. Tvert om; det hindrer læring. Mange ledere har en antagelse om at når vi gir negativ eller kritiske tilbakemeldinger så går den ansatte hjem, setter seg ned, tenker godt og grundig gjennom det vi har sagt - og forbedrer det de som leder har gitt tilbakemelding på. Slik er det dessverre svært sjelden. Det som skjer oftere er at den ansatte henvender seg til sine kollegaer, forteller hva lederen har sagt for å få avkreftet den kritiske tilbakemeldingen som lederen har kommet med. Dette kalles «å shoppe etter bekreftelse».

Forsvarsmekanismer

Hvorfor gjør vi det? Som mennesker har vi et behov for å beholde en positiv selvoppfatning og et positivt bilde av oss selv. Vi ønsker å opprettholde et bilde av oss selv som en person som er dyktig, som er til å stole på og en som kan sine ting. Hvis noen kommer med en negativ tilbakemelding så setter dette i gang forsvarsmekanismer i oss. For å opprettholde et positivt syn på oss selv går vi til en kollega som vi vet liker oss for å få avkreftet det du som leder nettopp har fortalt. Vi «shopper etter bekreftelse» på at vi er en dyktig medarbeider og at sjefen faktisk er helt på villspor.

Fokuser på styrkene

Negative tilbakemeldinger fører derfor sjelden til forbedring. Hvis imidlertid den medarbeideren som du skal gi tilbakemelding til opplever seg verdsatt og viktig for deg som leder eller for organisasjonen så greier vedkommende å bearbeide dine kritiske tilbakemeldinger. 
Forskning peker i retning av at du som leder påskynder læring hvis du greier å anerkjenne, forsterke og foredle det som er styrker hos dine ansatte. Det betyr ikke at du ikke skal si ifra til den som alltid kommer for sent til alle møter eller opptrer ufint ovenfor sine kollegaer, men når du vil fremme læring er det styrkene du skal sette fokus på. Som leder hindrer du nemlig læring når du fokuserer på det som mangler hos dine ansatte. Din instinktive reaksjon når noe går galt vil ofte være å fortelle vedkommende hva de gjorde feil og be om at dette gjøres noe med. Det er ikke nødvendigvis feil, men du får ingen læring ut av dette hvis du gjør det på denne måten!

To konkrete råd når du skal gi en tilbakemelding:
1.    Ta opp hendelser nært i tid
2.    Vær konkret i tilbakemeldingen. 

Hyppige og konstruktive

Det hjelper ikke å gi konstruktive positive tilbakemeldinger dersom medarbeideren opplever at tilbakemeldingen kommer sjelden og/eller for lenge etter at selve oppgaven tilbakemeldingen omhandler er gjennomført. Tilbakemeldinger bør gis slik at de oppfattes som både hyppige og konstruktive. Ta folkene dine i å gjøre noe bra og fortell akkurat hva dette gjorde med deg og hvorfor du synes det var bra.

Unngå generelle kommentarer

Du bør være så konkret som mulig når du gir tilbakemelding. Forsøk å unngå generelle kommentarer som ikke kan brukes til å utvikle egne ferdigheter. Kommentarer av typen «godt jobbet» kan fungere i noen sammenhenger, men medarbeideren kan ikke bruke denne kommentaren til å skape læring og utvikle egne ferdigheter.
I nøkkelen til god ledelse sier Jens Ladegaard at «tilbakemelding er en herlig oppgave vi skal være glade for». Da skal vi passe på at denne herlige oppgaven fokuserer på å anerkjenne og forsterke det den ansatte allerede er ganske dyktig til. På denne måten er du som leder med å øke prestasjoner og skape læring i din organisasjon.
 

Spør oss

Spør oss

Hilde Christin Larssen

Manager