Hvordan få til omstilling på en god måte?

Krevende tider har presset frem et behov for omstillinger i en rekke virksomheter. Sannsynligvis har mange ledere gjennom sommerferien brukt mye tankekraft på hvordan de kan redde selskapene de leder.

Som kjent opphørte ikke steinalderen på grunn av mangel på stein, så omstillinger er noe vi har holdt på med lenge.

Det kan være mange grunner til at virksomheter får behov for en omstilling – og ofte handler det om behov for omorganisering, nedbemanning, oppbemanning, outsourcing, fisjon, fusjon eller flytting av arbeidsplassen.

Nedenfor er noen momenter som går på tvers av de fleste typer endringer.

Fem drivkrefter for omstilling

COVID-19 har skapt ekstraordinære problemer for en hel verden, men normalt kan behovet for omstilling deles opp i fem områder eller drivkrefter, ifølge «Arbetslivsfonden» (Gustavsen m.fl. 1996).

1. Konseptdrevet endring
- en utviklingsprosess som er styrt av og forankret i en overordnet idé eller et konsept.

2. Ekspertdrevet endring
- prosessen der ekspertise og kunnskap hentes inn utenfra for å iverksette endringen.

3. Teknologidrevet endring
- skjer ved innføring av ny teknologi som krever nye måter å organisere arbeidet på.

4. Designdrevet endring
 - en endring som følge av et ferdigutviklet design.

5. Kommunikasjonsdrevet endring
- handler om å utvikle nye måter å organisere arbeidet på, hvor kommunikasjon mellom deltakerne i organisasjonen er vesentlig.

Endringer bør være planlagte

Å sette i gang med omstilling og store endringer er en krevende øvelse, og når man først setter i gang så bør det være nøye gjennomtenkt.

Som leder og ansvarlig for å igangsette endringer bør du alltid spørre deg selv om du gjort nødvendig forarbeid som viser at foreslåtte omstillinger er helt nødvendige, og at de vil skape gevinster for selskapet.

Ord som «omstilling» og «endring» vil umiddelbart trigge mange følelser hos ansatte. Tall fra Statens Arbeidsmiljøinstitutt (STAMI) viser at arbeidstakere som fortsatt er ansatt i bedriften rapporterer 30 prosent dårligere helse (angst, utbrenthet, søvnproblemer) ved mulig omstilling. Sykefravær går opp 8 prosent ved mindre nedbemanninger og 18 prosent ved større.

Endringsledelse handler om å styre organisasjonen

Øverste leder har et stort ansvar under omstillingsprosessen, og må gå foran for å skape grobunn for selskapets nye ideer og løsninger – som mest sannsynlig er lagt opp i en ny strategi.

Utarbeidelse av nye strategier fører ofte til at ledergrupper blir godt samkjørte. Deltakerne vil ha en meget god forståelse av hva som skal gjøres, og hvorfor tiltakene er nødvendige.

Det som gjerne er krevende er å implementere endringene nedover i organisasjonen.  Mellomlederne er et viktig bindeledd, og mellomlederne har et stort ansvar for å kommunisere endringer til sine avdelinger. Hvis dette laget i organisasjonen ikke er godt nok onboardet, eller ikke har fått utdelt nødvendige verktøy som de kan bruke, så kan utfordringer starte allerede her.

Forvent motstand

Til tross for at vi lever i et samfunn som er i konstant endring, så liker de færreste omstillinger på sin egen arbeidsplass. Det er som kjent mange grunner til at arbeidstakere kan reagere negativt på endringer. Kanskje har de dårlige erfaringer fra tidligere omstillingsprosesser som ikke har fungert godt? Kanskje forstår ikke de ansatte begrunnelsen for hvor endringer skal skje? Kanskje er man bekymret for å miste oppgaver, status eller fordeler? I verste fall kan ansatte være redde for å miste jobben, eller føle seg maktesløs i forhold til nye krav som stilles.

Ofte er det mellomlederne som møter de emosjonelle reaksjonene hos «sine» medarbeidere, og dette er en ekstra påkjenning ved nedbemanninger. Mellomlederne har en viktig rolle i omstillinger. Men det kan ofte skje at mellomledere selv er motstander av endringene.

Et godt råd er å forvente mostand, og å benytte gode verktøy for å håndtere slike utfordringer. Det handler både om jus, kommunikasjon og etikk.

Den juridiske siden må håndteres profesjonelt

Omstillinger har også en juridisk side, med klare roller til verneombud og tillitsmannsapparat. Alt det juridiske ved omstillinger må håndteres godt. Det betyr at hvis du leder et selskap som ikke har god nok kompetanse på dette området, må du sørge for å få ekstern bistand til det juridiske.

Uansett hvilke behov du har for omstilling så er det naturligvis viktig å behandle de ansatte på en god måte - både i henhold til lover og regler vi har i Norge og etisk. Selskapets omdømme skal tross alt ivaretas gjennom en slik prosess.

Nyttige metoder

Det finnes en rekke gode metoder i forbindelse med omstillingsprosesser. Her er noen av dem:

  • Metodikk for organisasjonsutvikling og omstilling
  • Lederstøtte- og utvikling
  • Teamutvikling
  • Mål- og kartleggingssamtaler
  • Intervjutrening
  • Nettverksbygging
  • Personlighetstester og kompetanseprofil
  • Karriererådgivning
  • Coaching
  • CV- og søknadskurs

Nyttige lenker for omstillinger

Arbeidstilsynet

Idébanken

Direktoratet for økonomistyring

Spør oss

Spør oss

Redaksjonen